2021/06/05

グーグルドライブ(Google Drive)のバックアップの方法

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
備忘録ブログはよく目にするが、今まではそもそもブログを持っていなかったので考えたことがなかった。
書いたのに見つからないのが一番困るのだが、ブログならそういうこともなく、検索もすぐできる。


「グーグルドライブ(Google Drive)のバックアップの方法」


GoogleDriveの設定


GoogleWorkspaceでドキュメント、スプレッドシート、スライドを使っている場合、これらのファイルはクラウドに保管されている。
GoogleDriveの設定(右上の歯車アイコン)をクリックすると、上記画像のようになるが、オフラインモードをオンにしていても、バックアップファイルがPC上に作成されているわけではない(青い四角)。
緑の四角を見てみよう。
PCからアップロードしたときは自動変換されない設定となっている。
これは例えば、PC上のWordファイルをGoogleDriveにアップロードした場合に、Wordファイルのままアップロードされる、ということである。
アップロードされたWordファイルは、クラウド上で編集などをするときにドキュメントファイルに変換される。
これに対し、GoogleDrive上のドキュメントファイルをPCにダウンロードすると、ドキュメントファイルからWordファイルに自動変換される。
どうもGoogleは、Microsoftオフィスのファイルをなるべく変換しないよう配慮(?)していると思われる。
まあ、ほとんどの人が仕事上Microsoftオフィスを手放せないので、その方がこちらも助かるというもの。

(a)Googleドキュメント⇒Word
(b)Googleスプレッドシート⇒Excel
(c)Googleスライド⇒PowerPoint


GoogleDriveの左画面


では本題へ。
GoogleDriveをどのようにバックアップするか。
GoogleDriveから複数のファイルをダウンロードする場合、ファイルはひとまとめに圧縮され、ダウンロード先に「zipフォルダ」ができる。
例えば、5つの画像ファイルをデスクトップにダウンロードすると、「zipフォルダ」が1つ、デスクトップ画面に表示される。
このフォルダを展開すると5つの画像ファイルが入っている。
GoogleDriveをバックアップするには、このような性質を利用し、バックアップフォルダを作るのがよい、と私は思うのだよね。
というのも、自宅や職場のパソコンでクラウド全部をバックアップするのは、時間も手間もかかり、めんどうくさい。
そもそもGoogleDriveやOneDriveなどのクラウドのデータが消失するとは考えられない(そこまで考えていたらきりがない)。
なので、私たちがデータ保全のためにバックアップをする必要はないと思う。

しかし、トラブルでアカウントにログインできなくなったときに、バックアップがあると非常に助かるということを私は学んだのだ。
災害でネットが切断されたり、パスワードを忘れたり、二段階認証用のスマホが壊れたり、そういう不測の事態のなかで、クラウド上のたった1つの重要書類を取り出せないことが、自分の仕事上致命傷になることもあり得る。
そのために、地道にバックアップをする必要がある。
とすると、私は思うのだが、最近よく使用しているファイルだけでクラウドのバックアップは十分ではないだろうか。
そこで、毎朝、前日使用したファイルのバックアップフォルダを作るようにしている。
そうするとPC上(デスクトップ画面など)には、日付ごとの「zipフォルダ」がずらっと並び、一目瞭然に整理されるので、まあ、実に便利なものである。

GoogleDriveの「最近使用したアイテム」⇒「昨日」使用したファイルをドラッグで選択⇒右クリックから選択したファイルをまとめてダウンロード⇒圧縮(しばらく待機)⇒ダウンロード開始⇒本日の「zipフォルダ」完成⇒昨日のバックアップ完了


GoogleDriveの左画面


GoogleDriveの右クリック画面


GoogleDriveの右クリック画面


デスクトップ画面


なお、PC上にコピーすれば十分だが、マイクロソフトのオフィス、OneDriveを利用しているユーザーは、せっかくなので、下記画像のようにOneDriveに同期させることも考えられる。
ただし、GoogleDriveからダウンロードしたファイルは「zipフォルダ」であり、OneDrive上では圧縮ファイルの解凍はできない点には注意が必要である。
PC上で解凍後に同期させ、同期後はPC上の同じファイルは削除して容量を節約するのがよいだろう。

GoogleDriveからダウンロード⇒PC上に「zipフォルダ」を手動で作成⇒フォルダを右クリック、展開を選択すると解凍される⇒OneDriveに自動同期⇒PC上の「zipフォルダ」、解凍フォルダの削除


OneDriveバックアップ管理画面