2018/10/29

音声入力で文書を作成する方法(アンドロイドのスマホの場合)

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
備忘録ブログはよく目にするが、今まではそもそもブログを持っていなかったので考えたことがなかった。
書いたのに見つからないのが一番困るのだが、ブログならそういうこともなく、検索もすぐできる。


「音声入力で文書を作成する方法(アンドロイドのスマホの場合)」



Wordの音声入力をアンドロイドのスマホでする場合


マイクロソフトのWordの場合は非常に簡単。
スマホアプリを起動すると、マイクのアイコンがある。
このアイコンをタップして単にスマホに話しかければいいだけ。
音声入力ができない場合は、Wordのマイク機能がオフになっているので、オンにする必要がある。
「設定(歯車アイコン)」⇒「アプリ(アプリの権限)」⇒「Word」⇒「マイクを使える」に変更する。


Wordの音声入力をアンドロイドのスマホでする場合


Googleのドキュメントの場合は、設定方法がWordとは違う。
Wordと同じようにやろうとすると、「設定(歯車アイコン)」⇒「アプリ(アプリの権限)」⇒「ドキュメント」⇒あれ、ストレージと連絡先しか、オンオフにできないぞ。
ドキュメントは、Wordとは違い、Googleのアプリの権限でマイク機能のオンオフを変更する。
スマホのセキュリティーを厳しく設定している人なんかだと、ふだん、このマイク機能をオフにしていることもあり、最初にここをオンにする必要がある。


Googleのドキュメントの音声入力をアンドロイドのスマホでする場合


Googleのドキュメントの音声入力をアンドロイドのスマホでする場合


次に、もう1点、Googleのドキュメントの場合は、Wordのようなマイクのアイコンがない。
キーボードの設定をGoogle音声入力に変更して、スマホに話しかける。
私はギャラクシーノートを使っているのだが、ギャラクシーペン対応のアルファベット入力のキーボードだと、ちょっと分かりにくい。
スマホの右下の一番はじっこ、ここをペン先でタップすると、Google音声入力に変更できる。
なお、通常の日本語入力のキーボードだと、設定の「歯車」のアイコンから、となる。




Googleのドキュメントの音声入力をアンドロイドのスマホでする場合


下記のようになれば、OKである。


Googleのドキュメントの音声入力をアンドロイドのスマホでする場合


なお、Word、Googleのドキュメントの音声入力は、音声そのものが残らないから、会議の議事録の起案作成などには向かない。
そういう場合は、ボイスレコーダーの音声変換の機能を使う。
例えば、Samsungのボイスレコーダーだと、文書はWordファイルではなく、テキストファイル(txt.)であり、スマホ本体に保存される。


2018/10/28

2段階認証用のスマホを紛失した場合に備える

私はGoogleのクラウドサービス「GoogleWorkspace」を使っている。
クラウドはスマホと同期できたり、組織内で共有できたり、非常に便利である。
ただ、何らかのトラブルで突然、自分のアカウントに入れなくなる危険も常にある。
私の場合、その時はサポートに頼んで事なきを得たが、GoogleDriveのデータやメールが無事なのか心配した。
例えば2段階認証用のスマホを紛失した場合を考えてみよう。
実際には、どうやってログインするのだろう。
そのリスクを分かっていても、準備も何もしていない人が多いのではないか。
実は私がそうなのである。
リスクマネジメントは事前対策に尽きるので、今日はその確認をし、ブログに書き留めておこう。

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
備忘録ブログはよく目にするが、今まではそもそもブログを持っていなかったので考えたことがなかった。
書いたのに見つからないのが一番困るのだが、ブログならそういうこともなく、検索もすぐできる。


「2段階認証用のスマホを紛失した場合に備える」




まず、Googleアカウントのセキュリティーのところから、2段階認証のオンオフを確認する。
オフなら、もともとIDとPASSだけでログインできるので、スマホの紛失は問題とならないが、やはり安全のため、2段階認証はオンにしておく方がよいと思う。
次に、2段階認証の本人確認に使う電話番号(スマホ)とEメールアドレスの設定であるが、私は、gmailではなく、hotmailにしている。
何らかのトラブルでログインできなくなり、Googleのサポートに頼んでログインする場合は、このEメールアドレスに再ログイン用のページのリンクが送られてくるので、できれば間違いのない無料のもの、となるとgmail、hotmailあたりだろう。






いよいよ、セキュリティー診断に入る。
2段階認証用のところをクリックすると、本人確認の方法は3つあると書いてあるが、さらに見ると合計5つの方法があることが分かる。
下の画像から順番に、①Googleからのログインメッセージ、②電話番号、③バックアップコード、④Googleの認証システムアプリ、⑤セキュリティーキー。









まず、⑤のセキュリティーキーは特殊な方法なので省略。
次に、③のバックアップコードであるが、これが非常に重要である。
なぜなら、(セキュリティーキー不使用なら)バックアップコード「だけ」が、スマホなしでもログインできる唯一の方法だからである。
バックアップコードは最後の手段、必須のものである。
予めGoogleアカウント内で2段階認証用のバックアップコード(8桁の数字)を10パターン発行し、いざというときに用いるのだが、印刷やスクリーンショットをして数字をどこかにしまっておけばよい。
定期的にバックアップコードを生成し直せば、以前のものは無効となるので、安全である。
これだけで事前準備は完了。
結論としては、スマホを紛失したときはバックアップコードで簡単にログインできる(ログイン画面の「別の方法を試す」から)。




ここからはおまけ。
バックアップコードは使い捨てである。
したがって、日常的には別の方法を用いるのがふつうである。
たいていの人は、スマホの「はい」「いいえ」をタップするだけの①の方法を用いているのではないだろうか。
ただし、これはスマホが「ネット接続」できていないと使えないのである。
Twitter、Instagram、Amazonなどと同じように、電話番号にテキストメッセージ(数字)が送られてくるパターンもある(②の方法)。
数字を入力する手間があるが、これは「電話」が繋がっている状態でないと使えないのである。
これに対して、④のGoogleの認証システムアプリを用いる方法は、上記2つよりも優れたログイン方法だと思われる。
このアプリは単なるパスワード自動生成機なので、スマホが電話ネットともにオフラインであっても使えるのである(例えば、ドコモの接続障害などがあっても大丈夫、ということ!!)。
なるほど、いろいろな2段階認証用の方法があるが、それぞれちゃんと違いがあり、意味があるのだなあ。
しかし、これら3つはいずれも、スマホを紛失したら使えないという点が問題である。
そういうわけで、やはり、最終的にはバックアップコードが頼り、ということになる。

2018/10/27

Googleアカウントにログインできなくなった場合の対処方法

トラブルがあった!!
私は、パソコンのトラブルで、Googleアカウントにログインできなくなったのだ。
GooleWorkspaceのサポートとメールや電話でやりとりを繰り返し、アカウントの復元まで約2週間を要した。
その間は、G-MailもGoogleDriveも見ることができず、かなり困った。
実はというか当然というか、GoogleDriveには、大事な文書ファイルがあったのだ。

どうしよう、また作り直すのか。
いや、助かった、パソコンに作りかけのファイルが残っている!!
これを加工して、何とか同じものを作ればいい。

というわけで事なきを得たが、せっかくなので学びを残しておこう。
Googleアカウントにログインできなくなった場合のことをメモしておこう。


「Googleアカウントにログインできなくなった場合の対処方法」


Googleサポートに復元依頼
⇒受付メールあり(#0123456などの受付番号付与)
⇒電話あり(状況確認の電話)
⇒以後は、ほぼメールでやりとり(たまに電話あり、こちらからは電話できない)
⇒本人確認のため質問に答える
⇒機械判定で本人確認が完了する
⇒パスワードリセット用のリンクの記載されたメール
⇒パスワードリセットでログインできる

まず、Googleアカウントにログインできなくなると、ビジネスでもプライベートでも非常に困る。
なので、無料のGoogleアカウントを愛用するユーザーは、いざという時には覚悟しておく必要があるし、可能なら、多少の出費を覚悟し、有料のGoogleDriveを使う、あるいは、有料のGoogleWorkspaceを使う方がよいと思う。
Googleの無料ユーザーに対するサポートには限界があるだろうし、お金のやりとりがないと本人確認のプロセスでは高いハードルが待っているだろう。
この点、私は、Googleに月額使用料を支払っており、GoogleWorkspaceを使っていたため、Googleも本人確認がしやすく、スムーズにアカウントを復元できた可能性がある。
ポイントは、Googleに信用してもらえなければアカウントは永久に復元できない、ということ。


Googleアカウント復元


Googleは本人確認を機械判定する。
「機械が判定したことなので~」と言われてサポートが打ち切られることもあるかと思う。
結局のところ、本人確認にあたっては、お金のやりとり(クレジットカードの番号)、領収書の存否が決め手となるはずだ。
Googleは、「あなたにとって大事な情報だからこそ、あなたが間違いなく本人であることを証明できなければ永久にログインさせない」という運用をしている。
それにケチをつけるのはおかしいし、手続的にも難しい。
自分がアカウントを使用する本人であるなら、永久にログインできなくなるのはおかしいし、納得もできないだろうが、それは仕方のないことだ。
なぜなら、この2つの問題は両立不能だからである。
なので、そこはユーザーも覚悟して、割り切るか、備えておく必要があるのではないか。

2018/10/26

グーグルドライブ(Google Drive)のバックアップの方法

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
備忘録ブログはよく目にするが、今まではそもそもブログを持っていなかったので考えたことがなかった。
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「グーグルドライブ(Google Drive)のバックアップの方法」


GoogleDriveの設定


GoogleWorkspaceでドキュメント、スプレッドシート、スライドを使っている場合、これらのファイルはクラウドに保管されている。
GoogleDriveの設定(右上の歯車アイコン)をクリックすると、上記画像のようになるが、オフラインモードをオンにしていても、バックアップファイルがPC上に作成されているわけではない(青い四角)。
緑の四角を見てみよう。
PCからアップロードしたときは自動変換されない設定となっている。
これは例えば、PC上のWordファイルをGoogleDriveにアップロードした場合に、Wordファイルのままアップロードされる、ということである。
アップロードされたWordファイルは、クラウド上で編集などをするときにドキュメントファイルに変換される。
これに対し、GoogleDrive上のドキュメントファイルをPCにダウンロードすると、ドキュメントファイルからWordファイルに自動変換される。
どうもGoogleは、Microsoftオフィスのファイルをなるべく変換しないよう配慮(?)していると思われる。
まあ、ほとんどの人が仕事上Microsoftオフィスを手放せないので、その方がこちらも助かるというもの。

(a)Googleドキュメント⇒Word
(b)Googleスプレッドシート⇒Excel
(c)Googleスライド⇒PowerPoint


GoogleDriveの左画面


では本題へ。
GoogleDriveをどのようにバックアップするか。
GoogleDriveから複数のファイルをダウンロードする場合、ファイルはひとまとめに圧縮され、ダウンロード先に「zipフォルダ」ができる。
例えば、5つの画像ファイルをデスクトップにダウンロードすると、「zipフォルダ」が1つ、デスクトップ画面に表示される。
このフォルダを展開すると5つの画像ファイルが入っている。
GoogleDriveをバックアップするには、このような性質を利用し、バックアップフォルダを作るのがよい、と私は思うのだよね。
というのも、自宅や職場のパソコンでクラウド全部をバックアップするのは、時間も手間もかかり、めんどうくさい。
そもそもGoogleDriveやOneDriveなどのクラウドのデータが消失するとは考えられない(そこまで考えていたらきりがない)。
なので、私たちがデータ保全のためにバックアップをする必要はないと思う。

しかし、トラブルでアカウントにログインできなくなったときに、バックアップがあると非常に助かるということを私は学んだのだ。
災害でネットが切断されたり、パスワードを忘れたり、二段階認証用のスマホが壊れたり、そういう不測の事態のなかで、クラウド上のたった1つの重要書類を取り出せないことが、自分の仕事上致命傷になることもあり得る。
そのために、地道にバックアップをする必要がある。
とすると、私は思うのだが、最近よく使用しているファイルだけでクラウドのバックアップは十分ではないだろうか。
そこで、毎朝、前日使用したファイルのバックアップフォルダを作るようにしている。
そうするとPC上(デスクトップ画面など)には、日付ごとの「zipフォルダ」がずらっと並び、一目瞭然に整理されるので、まあ、実に便利なものである。

GoogleDriveの「最近使用したアイテム」⇒「昨日」使用したファイルをドラッグで選択⇒右クリックから選択したファイルをまとめてダウンロード⇒圧縮(しばらく待機)⇒ダウンロード開始⇒本日の「zipフォルダ」完成⇒昨日のバックアップ完了


GoogleDriveの左画面


GoogleDriveの右クリック画面


GoogleDriveの右クリック画面


デスクトップ画面


なお、PC上にコピーすれば十分だが、マイクロソフトのオフィス、OneDriveを利用しているユーザーは、せっかくなので、下記画像のようにOneDriveに同期させることも考えられる。
ただし、GoogleDriveからダウンロードしたファイルは「zipフォルダ」であり、OneDrive上では圧縮ファイルの解凍はできない点には注意が必要である。
PC上で解凍後に同期させ、同期後はPC上の同じファイルは削除して容量を節約するのがよいだろう。

GoogleDriveからダウンロード⇒PC上に「zipフォルダ」を手動で作成⇒フォルダを右クリック、展開を選択すると解凍される⇒OneDriveに自動同期⇒PC上の「zipフォルダ」、解凍フォルダの削除


OneDriveバックアップ管理画面

2018/10/25

カスタムURLの設定、グーグルサイト(Googleサイト、GoogleSite)で作ったウェブサイトに独自ドメインを割り当てる

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
備忘録ブログはよく目にするが、今まではそもそもブログを持っていなかったので考えたことがなかった。
書いたのに見つからないのが一番困るのだが、ブログならそういうこともなく、検索もすぐできる。


「カスタムURLの設定、グーグルサイト(Googleサイト、GoogleSite)で作ったウェブサイトに独自ドメインを割り当てる」



Googleサイトを使うとドラッグ&ドロップで簡単にホムペが作成できる。
私でも、レストランのウェブサイト、事務所や企業のウェブサイトにも使える十分なクオリティーのものが作成できる。
以前私は、Google Domainで独自ドメインを取得し、Googleサイトでワインバーのホムペを作った。
だが、新型コロナウィルスの影響でワインバーのオープンは難しくなり、結局それは日の目を見なかった。
再びワインバーのホムペを作るときのために(!?)、ここに方法を書き留めておこうと思う。



Googleサイト



https://blog.yamada-taro.com/
https://main.yamada-taro.com/

↑これはサブドメイン。
サブドメインのURLを割り当てる場合、Google Workspaceで設定をする必要がある。
Googleブロガーでは、ブログのURL設定のところでサブドメインを定めるだけで大丈夫である。

Google Workspaceの「管理コンソール」⇒「ドメイン管理」⇒「ドメインエイリアス追加」

https://main.yamada-taro.com/

↑これで、yamada-taro.comのサブドメインとしてのmain.yamada-taro.comを設定したことになる。
これでサブドメインのウェブサイトやメールもできるということ。



ドメイン管理

ドメインエイリアス追加



次に、ドメインを購入したところでも設定をする必要がある。
Google Domainで購入しているなら、Google Domainのページで、おなまえどっとこむから購入しているなら、おなまえどっとこむのページで。
何を設定するかというと、、、持っているドメインをGoogleサイトに関連付けるため。



GoogleDomain

yamada-taro.com、DNS、カスタムリソースレコード
画面左から、以下のように設定する。
wwwのところは、サブドメインなら、www+サブドメイン名(www.main)となる。



カスタムリソースレコード


www
CNAME
1h
ghs.googlehosted.com

www.main
CNAME
1h
ghs.googlehosted.com

↑これで持っているドメインがGoogleサイトに関連付けられた。
その後は、Google Workspaceの管理画面⇒「アプリ」⇒「Google Workspace」⇒「Googleサイト設定」⇒カスタムURL



Googleworkspace

Googleworkspace

カスタムURL

カスタムURL追加


以下のようになるとOKである。
①自分で作ったGoogleサイトのURLと、②指定した独自ドメインのURL。
①と②を関連付けるということ。
画面左から、、、

www.yamada-taro.com(サブドメインなら、main.yamada-taro.com)
sites.google.com/yamada-taro.com/toppage
新規
保留

なお、Googleサイト設定のカスタムURLの入れ方を間違えていると、「続行」をクリックできない。
正しい入れ方はこのようになる。

ダメな例
https://sites.google.com/yamada-taro.com/toppage

正しい例
sites.google.com/yamada-taro.com/toppage
これで続行ができるようになる。

2018/10/23

Google Workspaceユーザーが、独自ドメインでGメール(G-Mail)を受信する方法

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
備忘録ブログはよく目にするが、今まではそもそもブログを持っていなかったので考えたことがなかった。
書いたのに見つからないのが一番困るのだが、ブログならそういうこともなく、検索もすぐできる。


「Google Workspaceユーザーが、独自ドメインでGメール(G-Mail)を受信する方法」



GoogleWorkspaceのGメールを、自分の持っている独自ドメインの名義で使うにはどうしたらよいか。
まず、Google Workspaceの「管理コンソール」⇒「ドメイン」⇒「ドメインの管理」⇒ここに、独自ドメインを追加する。


ドメイン管理

ドメイン追加


サブドメインでメール受信したいなら、ここに、サブドメインを追加する(ドメインエイリアス追加による)。
例えば、yamada-taro@mail.yamada.comというサブドメインでメールを受信したいなら、ドメインエイリアス追加で、mail.yamada.comというサブドメインを作る。


サブドメイン追加


次に、「ディレクトリ」⇒「ユーザー」⇒「ユーザー情報」⇒「メールエイリアス」⇒ここで、私のユーザー単位でメールエイリアスを作成すると、そのメールアドレスで私が送受信できるようになる。
つまり、私のためのメールアドレスをここで作れるわけである。

yamada-taro@main.yamada.com


Googleworkspace


以上の順番が重要である。
順番が反対だと何だかよく分からないのだが、うまくいかないのだ。

その後、Gmailへ。
歯車マークの「設定」⇒「アカウント」⇒ここで、新しいメールアドレスを追加する。


Gmail設定



これで受信できるはずだが、うまくいかない場合は、このメールアカウントで受信できる別のメールアドレスへの転送設定をする。
つまり、GoogleDomain⇒「メールアドレス」⇒「メール転送」⇒「メールエイリアス追加」ということ。


GoogleDomain

メール転送



ここで、yamada-taro@mail.yamada.comを、yamada-taro@yamada-taro.comに転送するというような感じになる。
これでOK。
Google Workspaceの設定で、ふだんGmailを受信するドメインがyamada-taro.comの方になっている場合は、このように設定する。
なお、プライマリードメインのメールが届かないこともあるが、そのときはGoogle WorkspaceのGmailの設定を見る。
「管理コンソール」⇒「アプリ」⇒「Google Workspace」⇒「Gmail」⇒ここをオン(すべてのユーザー)にする。


Googleworkspace


2018/10/22

Google Workspaceのドメインの変更の方法

ブログにちょっと書き留めておくのは、自分にとっても良いことなのかもしれない。
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「Google Workspaceのドメインの変更の方法」



Google Workspaceを自分の持っている独自ドメインで使いたい。
まず、Google Workspaceの「管理コンソール」を開く。
「ドメイン」⇒「ドメイン管理」⇒「プライマリドメイン」⇒まずプライマリドメインを新しいドメンに変更する。


ドメイン管理

「ディレクトリ」⇒「ユーザー」⇒PCの画面だと、左の管理者の表示の下の方に、「ユーザー名の変更」というのがある⇒ここを新しいドメインに変更する。
また、「ユーザー」⇒「ユーザー情報」⇒新しいドメインで自分の好きなメールアドレスを設定していく。



ユーザー


ユーザー名の変更



次に、いつものGmailの画面を開く。
「設定」(右上の歯車マーク)⇒「アカウント」⇒ここに新しいドメインを加える。


Gmail設定



その後、Google Domainにアクセスする。
新しいドメイン⇒「DNS」⇒「合成レコード」⇒ここにGoogle Workspaceを追加する。
古いドメイン⇒古いドメインのメールも見たいので、古いドメインから新しいドメインへのメールアドレスの転送設定をする。


GoogleDomain

合成レコード


メール転送



その他、ブロガー(Google Blogger)のドメイン変更、アナリティクスの設定の変更などもする。
ここまでやるとOK!!